Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação (Adesão a ARP)

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GUIA DEMANDA DE COMPRAS

Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação

(Adesão a ARP)

1. ORIENTAÇÕES GERAIS

1.1 A adesão a Ata de Registro de Preços (ARP) compreende os pedidos para aquisição ou contratação de serviço utilizando-se de processo licitatório realizado por outro Órgão ou Entidade, no qual não fomos participantes durante a fase de planejamento daquela contratação. É o que chamamos de pegar “Carona”.

Para atender a Lei nº 14.133/2021 e o Decreto nº 11.462/2023, adesão só poderá ocorrer se:

1. O procedimento licitatório pertencer a Esfera Federal;

2. O Edital admitir adesão à Ata;

3. Se a ARP encontrar-se com data de validade vigente;

4. Se o fornecedor aceitar a nossa solicitação de adesão;

5. Se o órgão gerenciador fornecer anuência para a adesão;

6. Se a Dotação Orçamentária já estiver disponível para a imediata aquisição/contratação;

7. Se houver saldo de quantitativo na ARP para empenho; e

8. Se o quantitativo solicitado não exceder a 50% do quantitativo do item registrado na ARP para o órgão gerenciador e para os órgãos participantes.

1.2 Caso a contratação enquadrar-se como Bem ou Serviço de Tecnologia da Informação é necessário observar e aplicar as disposições da IN SDG/ME Nº 94/2022 que regulamenta as tais contratações.

1.2.1 Além disso, a contratação precisa estar em consonância com o PDTIC do órgão, elaborado conforme Portaria SGD/ME nº 778 de 2019; estar alinhada à Estratégia de Governo Digital, instituída pelo Decreto nº 10.332/2020, conforme política implantada pela Reitoria do Instituto; e integrada à Plataforma gov.br, nos termos do Decreto nº 8.936/2016, e suas atualizações (no caso de oferta digital de serviços públicos de desenvolvimento de software)(Art. 6º da IN SDG/ME 94/2022). E caso haja previsão de reajuste de preços por aplicação de índice de correção monetária é obrigatória a adoção do Índice de Custos de Tecnologia da Informação - ICTI, mantido pela Fundação Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA (art. 24 da IN SDG/ME 94/2022).

1.2.2 Visto que para esses casos será preciso elaborar artefatos adicionais nessa fase inicial de abertura do processo, é NECESSÁRIO seguir os passos do item 2.1 em sua totalidade descritos no Guia para instruir um processo de compras através de Licitação.

1.2.3 Após o encaminhamento/tramitação do processo, na forma orientada, a gestão solicitará emissão de portaria para compor a Equipe de Planejamento da Contratação (EPC)e restituirá os autos para o presidente da EPC. Opresidente da equipe deverá juntamente com os demais, coordenar a produção e juntada dos outros artefatos e informações necessários ao processamento do pedido, conforme as orientações deste guia a partir do item 2.1.2.2elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digitalem diante.

1.3 Para elaborar artefatos contidos nessa etapa processual será necessário ter acesso ao sistema de Compras do Governo Federal www.gov.br/compras. Portanto, caso ainda não tenha permissão para acessar tal sistema,solicite o acesso com os perfis necessários, conforme o tutorial Solicitação de Acesso ao Sistema de Compras.

2. ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS

2.1 Tendo o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) observado as orientações gerais e verificado que as condições preliminares para se realizar a adesão a ARP é possível; de acordo com o planejamento de compras inserido no Plano de Contratações Anuais (PCA) do ano corrente, deverá:

2.1.1 Abrir processo de compra/contratação, seguindo os passos:

a) Selecionar a opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”;

b) Descrever o objeto, no campo “assunto detalhado”;

c) Selecionando, no campo “Natureza do processo”, a opção ostensivo;

d) Identificar, no campo “Interessado” o setor de lotação do servidor demandante.

2.1.2 Produzir e anexar ao processo :

2.1.2.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário obrigatório. Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

2.1.2.1.1 Caso tenha sido produzido o DFD, ele deve ser retirado do Sistema de Compras (se não tiver o DFD em seus arquivos), no link www.gov.br/compras, seguindo os passos:

a) Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

b) Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

c) Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado; ou

c.1) Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

d) Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” e clicar no ícone “Visualizar DFD”;

e) No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

2.1.2.1.2 Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

a) Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD no ano corrente que se pretende realizar a contratação, clicando na opção “+ Criar” preenchendo as informações solicitadas e concluindo com o envio do DFD para aprovação;

b) Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções das letras “d” e “e” do item 2.1.2.1.1 anteriormente detalhadas.

2.1.2.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022.

2.1.2.2.1 O documento deve ser preenchido no Sistema de Compras no link: www.gov.br/compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), seguindo os passos:

a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”, preenchendo conforme a demanda solicitada;

a.1) O campus Nova Venécia criou um modelo de ETP no sistema www.gov.br/compras . Caso queira usá-lo como referência, basta clicar na Aba “ETP” depois em “ETP's da minha UASG” e procurar o “ETP nº 03/2024”. Ele está como Rascunho para ser preenchido conforme às necessidades de demanda do nosso campus. Basta seguir o mesmo passo acima para “criar novo artefato a partir desse”.

a.2) O campus Nova Venécia também disponibiliza os mesmos modelos nos formatos “word” aos que preferirem trabalhar com esse formato, no entanto, tão logo tenham finalizado o texto do documento, esta versão final deverá ser transferida/transportada para a plataforma do sistema ETP Digital para atendimento da legislação em vigor. O endereço do modelo (clique aqui). Trata-se do documento 07.

b) Torna-se imprescindível que na elaboração do ETP seja demonstrada justificativa da vantagem da adesão a ARP, inclusive em situações de provável desabastecimento ou de descontinuidade de serviço público.

c) Também é necessário que seja demonstrada a compatibilidade do objeto demandado com aquele discriminado na ata.

d) É necessário que todos os responsáveis pela compra assinem o documento. Portanto, recomenda-se gerar o documento no sistema, imprimir em PDF, incluir no SIPAC e solicitar a assinatura dos responsáveis pela elaboração.

2.1.2.3 Termo de Referência (TR) Digital

Documento obrigatório e deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação (IN CGNOR/ME nº 81/2022).

2.1.2.3.1 O documento deverá ser Preenchido no Sistema de Compras, no link: www.gov.br/compras (art. 4º da IN CGNOR/ME nº 81/2022), seguindo os passos:

a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Termo de Referência”;

a.1) O campus Nova Venécia possui dois modelos de TR, disponíveis no sistema de compras, para auxiliá-lo no preenchimento. Trata-se do “TR nº 10/2023” o qual refere-se a Compra de bens e o “TR nº 12/2023” o qual refere-se a Contratação de Serviços sem mão-de-obra exclusiva. Para encontrá-los, basta clicar em “TR’s da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do TR informado. Assim, poderá clicar “Ações” o ícone “Criar novo artefato a partir desse” e ir preenchendo conforme as orientações do documento. Caso a contratação seja para serviços com dedicação de mão-de-obra-exclusiva, favor entrar em contato com a CLC para orientações;

a.2) O campus Nova Venécia também disponibiliza os mesmos modelos nos formatos “word” aos que preferirem trabalhar com esse formato, no entanto, tão logo tenham finalizado o texto do documento, esta versão final deverá ser transferida/transportada para a plataforma do sistema TR Digital para atendimento da legislação em vigor. O endereço dos modelos (clique aqui) . Trata-se do documento nº 01 (Aquisição de Bens) e do documento nº 02 (Contratação de Serviços sem mão de obra exclusiva).

2.1.2.4 Pesquisa de preços

O procedimento faz parte do termo de referência conforme disposto no Inciso IX, Art. 9º da IN CGNOR/ME nº 81/2022.

2.1.2.4.1 A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar a pesquisa de preços conforme IN SEGES nº 65/2021, seguindo as recomendações disponíveis no Tutorial para Realização de Pesquisa de Preços.

2.1.2.4.2 Torna-se imprescindível que na pesquisa de preços seja demonstrada a compatibilidade de preços dos valores registrados na ARP com os valores praticados pelo mercado (Art. 31 da Lei 14.133/2021).

2.1.2.4.3 Caso o requisitante não consiga realizar a pesquisa de preços conforme tais orientações, poderá solicitar ajuda dos servidores da Coordenadoria de Licitações e Compras, ou outro designado pela Administração para prestar o devido suporte.

2.1.2.4.4 Após a realização da pesquisa de preços, é necessário a elaboração do Mapa de Preço em forma de tabela, em que se apresenta os itens, quantitativos e valores dos orçamentos recebidos e obtidos de acordo com cada fonte e parâmetro, conforme modelos disponíveis no link: clique aqui .

2.1.2.5 Mapa de Riscos da Contratação

Documento necessário apenas para contratações de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra ou de grande complexidade (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022).

2.1.2.5.1 O documento deve ser preenchido no Sistema de Compras, no link: www.gov.br/compras , seguindo os passos:

a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Gestão de Riscos” e preencher os campus conforme a demanda da compra.

2.1.2.6 Documentos de comprovação de aceitação da adesão a ARP

2.1.2.6.1 Ofício ou outro documento que comprove a aceitação da Adesão pelo fornecedor vencedor da ARP e que nele conste sua proposta, nas condições estabelecidas na ARP ou ainda mais vantajosa para a Administração, conforme o caso;

2.1.2.6.2 Documento que comprove a autorização da adesão, emitida pelo órgão gerenciador ou pela entidade gerenciadora; e

2.1.2.6.3 Cópia da Ata de Registro de Preço (ARP), do Edital da Licitação, do Termo de Referência (ou Projeto Básico), do Termo de Contrato (quando este existir) e do Termo de Homologação do Pregão referente à licitação realizada e ao objeto que se pretende aderir.

2.1.2.7 Documentos de encaminhamento do processo

2.1.2.7.1 Despacho de encaminhamento do processo, utilizando-se preferencialmente os modelos disponibilizados pela Administração, tendo em vista que neles constam informações extremamente importantes e que servem de lembrete para que o setor requisitante possa justificar exceções e dar orientações que não constam nos demais artefatos produzidos, inclusive as justificativas exigidas em leis e nas normativas internas.

2.1.2.7.2 Os modelos de despachos podem ser acessados no link: clique aqui.Para esse caso, trata-se do documento nº 03.

2.1.2.7.3 Nesse documento tem modelo para despacho para cada tipo de compra/contratação. Verifique qual das opções se enquadra com a demanda. Se tiver dúvidas, só entrar em contato com a CLC para orientação.

2.1.2.7.4 Após instruído o processo, deverá tramitá-lo a sua chefia imediata que o encaminhará para seu respectivo superior hierárquico até que se chegue a Diretoria de Área, que dará o encaminhamento a Diretoria de Administração e Planejamento.

2.1.2.7.5 As chefias imediatas se manifestarão pela aprovação ou não aprovação do pedido, de acordo com o exame de conveniência, oportunidade e legalidade.

3. PREVISÃO LEGAL

3.1 Inciso XXI, do art. 37 da CF/88;

3.2 Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos);

3.3 Decreto Federal nº 11.462/2023 (Regulamento o Sistema de Registro de Preços);

3.4 IN SEGES/ME nº 58/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Estudo Técnico Preliminar);

3.5 IN SEGES/ME nº 81/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Termo de Referência);

3.6 IN SEGES/ME nº 65/2021 (Dispõe sobre os procedimentos de pesquisa de preço);

3.7 IN SG/MPDG nº 05/2017 (Dispõe sobre os procedimentos de contratação de serviços continuados com dedicação exclusiva);

3.8 IN SEGES/ME nº 98/2022 (Recepciona a IN SG/MPDG nº 05/2017 para aplicação às contratações realizadas sob a égide da Lei 14.133/2021);

3.9IN SDG/ME nº 94/2022 (Dispõe sobre os procedimentos de compra para Soluções de Tecnologia da Informação – TIC);

3.10 PORTARIA INTERNA DG/NV Nº 29, DE 19 DE JANEIRO DE 2022 (Dispõe sobre os procedimentos administrativos gerais relativos a fase de planejamento, seleção de fornecedor, fiscalização e gestão de contratos sob a administração do Ifes Campus Nova Venécia. A portaria pode ser acessada no site: novavenecia.ifes.edu.br.

Contatos

Coordenadoria de Licitações e Compras

(27) 4042-4513 – e-mail: compras.nv@ifes.edu.br

Andressa Salvador Castellan

Versão Março/2024