Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação (Licitação)
GUIA DEMANDA DE COMPRAS
Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação
(Licitação)
1. ORIENTAÇÕES GERAIS
1.1 A licitação éa forma de contratação adotada como regra geral estabelecida em lei, sendo que todas as demais são exceção e que só podem ser utilizadas nos casos permitidos. Trata-se de um procedimento formal em que órgãos públicos convocam empresas interessadas na apresentação de propostas para a execução de serviços ou fornecimento de produtos. A Lei 14.133/2021 instituiu cinco modalidades de licitação: pregão, concorrência, concurso, leilão e diálogo competitivo. As duas formas mais comumente usadas no nosso campus são:
Pregão: é a modalidade cabível para a contratação de bens e serviços comuns, ou seja, aqueles cujo padrão de qualidade ou desempenho do objeto puder ser definido de modo objetivo segundo as especificações usuais de mercado.
Concorrência: é a modalidade cabível para contratação de obras de engenharia e para bens e serviços especiais, ou seja, aqueles cujos padrões de desempenho não são usuais no mercado.
1.2Caso a contratação enquadrar-se como Bem ou Serviço de Tecnologia da Informaçãoé necessário observar e aplicar as disposições da IN SDG/ME Nº 94/2022 que regulamenta as tais contratações.Assim, será necessário elaborar artefatos adicionais na construção da fase de planejamento, explicados no decorrer desse documento.
1.2.1 Além disso, a contratação precisa estar em consonância com o PDTIC do órgão, elaborado conforme Portaria SGD/ME nº 778 de 2019; estar alinhada à Estratégia de Governo Digital, instituída pelo Decreto nº 10.332/2020, conforme política implantada pela Reitoria do Instituto; e integrada à Plataforma gov.br, nos termos do Decreto nº 8.936/2016, e suas atualizações (no caso de oferta digital de serviços públicos de desenvolvimento de software)(Art. 6º da IN SDG/ME 94/2022). E caso haja previsão de reajuste de preços por aplicação de índice de correção monetária é obrigatória a adoção do Índice de Custos de Tecnologia da Informação - ICTI, mantido pela Fundação Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA (art. 24 da IN SDG/ME 94/2022).
1.3 Para elaborar artefatos contidos nessa etapa processual será necessário ter acesso ao sistema de Compras do Governo Federal www.gov.br/compras. Portanto, caso ainda não tenha permissão para acessar tal sistema,solicite o acesso com os perfis necessários, conforme o tutorial Solicitação de Acesso ao Sistema de Compras.
2. ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS
2.1 Tendo o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) observado as orientações gerais e verificado que as condições preliminares para se realizar a contratação por meio de LICITAÇÃO é a forma obrigatória; de acordo com o planejamento de compras inserido no Plano de Contratações Anuais (PCA) do ano corrente, deverá:
2.1.1 Abrir processo de compra/contratação, seguindo os passos:
a) Selecionar a opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”;
b) Descrever o objeto, no campo “assunto detalhado”;
c) Selecionando, no campo “Natureza do processo”, a opção ostensivo;
d) Identificar, no campo “Interessado” o setor de lotação do servidor demandante.
2.1.2 Produzir e anexar ao processo:
2.1.2.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)
Necessário obrigatório. Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.
2.1.2.1.1 Caso tenha sido produzido o DFD, ele deve ser retirado do Sistema de Compras (se não tiver o DFD em seus arquivos), no link www.gov.br/compras, seguindo os passos:
a) Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;
b) Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;
c) Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado; ou
c.1) Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.
d) Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” e clicar no ícone “Visualizar DFD”;
e) No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.
2.1.2.1.2 Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:
a) Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD no ano corrente que se pretende realizar a contratação, clicando na opção “+ Criar” preenchendo as informações solicitadas e concluindo com o envio do DFD para aprovação;
b) Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções das letras “d” e “e” do item 2.1.2.1.1 anteriormente detalhadas.
2.1.2.1.3 No caso de Aquisição de Bens ou Contratação de Serviços de TIC, além do DFD nessa fase inicial do processo, é necessário incluir o Documento de Oficialização da Demandao qual deve ser elaborado pela área requisitante e constar a avaliação pela área TIC em relação ao alinhamento da contratação ao PDTI e ao PCA, além da indicação do integrante Técnico.
2.1.2.2 Documentos de encaminhamento do processo
2.1.2.2.1 Incluir o despacho de encaminhamento do processo, utilizando-se preferencialmente os modelos disponibilizados pela Administração, tendo em vista que neles constam informações extremamente importantes e que servem de lembrete para que o setor requisitante possa justificar exceções e dar orientações que não constam nos demais artefatos produzidos, inclusive as justificativas exigidas em leis e nas normativas internas.
2.1.2.2.2 Os modelos de despachos podem ser acessados no link .Para esse caso, trata-se do documento nº 03.
2.1.2.2.3 Nesse documento tem modelo para despacho para cada tipo de compra/contratação. Verifique qual das opções se enquadra com a demanda. Se tiver dúvidas, só entrar em contato com a CLC para orientação.
2.1.2.2.4 Após instruído o processo, deverá tramitá-lo a sua chefia imediata que o encaminhará para seu respectivo superior hierárquico até que se chegue a Diretoria de Área, que dará o encaminhamento a Diretoria de Administração e Planejamento.
2.1.2.2.5 As chefias imediatas se manifestarão pela aprovação ou não aprovação do pedido, de acordo com o exame de conveniência, oportunidade e legalidade.
2.2 Após o encaminhamento/tramitação do processo, na forma orientada acima, a gestão solicitará emissão de portaria para compor a Equipe de Planejamento da Contratação (EPC) e restituirá os autos para o presidente da EPC. Opresidente da equipe deverá juntamente com os demais, coordenar a produção e juntada dos outros artefatos e informações necessários ao processamento do pedido, conforme as orientações abaixo:
2.2.1 Produzir e anexar ao processo:
2.2.1.1 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital
Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022
2.2.1.1.1 O documento deve ser preenchido no Sistema de Compras no link: www.gov.br/compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022), seguindo os passos:
a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”, preenchendo conforme a demanda solicitada;
a.1) O campus Nova Venécia criou um modelo de ETP no sistema www.gov.br/compras . Caso queira usá-lo como referência, basta clicar na Aba “ETP” depois em “ETP's da minha UASG” e procurar o “ETP nº 03/2024”. Ele está publicado para ser preenchido conforme às necessidades de demanda do nosso campus. Basta seguir o mesmo passo acima para “criar novo artefato a partir desse”;
a.2) O campus Nova Venécia também disponibiliza o mesmo modelo no formato “word” aos que preferirem trabalhar com esse formato, no entanto, tão logo tenham finalizado o texto do documento, esta versão final deverá ser transferida/transportada para a plataforma do sistema ETP Digital para atendimento da legislação em vigor. O endereço do modelo: clique aqui. Trata-se do documento 07.
b) É necessário que todos os responsáveis pela compra assinem o documento. Portanto, recomenda-se gerar o documento no sistema, imprimir em PDF, incluir no SIPAC e solicitar a assinatura dos responsáveis pela elaboração.
2.2.1.2 Termo de Referência (TR) Digital
Documento obrigatório e deverá ser elaborado conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação (IN CGNOR/ME nº 81/2022).
2.2.1.2.1 O documento deverá ser Preenchido no Sistema de Compras, no link: www.gov.br/compras (art. 4º da IN CGNOR/ME nº 81/2022), seguindo os passos:
a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Termo de Referência”;
a.1) O campus Nova Venécia possui dois modelos de TR, disponíveis no sistema de compras, para auxiliá-lo no preenchimento. Trata-se do “TR nº 10/2023” o qual refere-se a Aquisição de bens e o “TR nº 12/2023” o qual refere-se a Contratação de Serviços sem mão de obra exclusiva. Para encontrá-los, basta clicar em “TR’s da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do TR informado. Assim, poderá clicar “Ações” o ícone “Criar novo artefato a partir desse” e ir preenchendo conforme as orientações do documento. Caso a contratação seja para serviços com dedicação de mão-de-obra-exclusiva, favor entrar em contato com a CLC para orientações;
a.2) O campus Nova Venécia também disponibiliza os mesmos modelos nos formatos “word” aos que preferirem trabalhar com esse formato, no entanto, tão logo tenham finalizado o texto do documento, esta versão final deverá ser transferida/transportada para a plataforma do sistema TR Digital para atendimento da legislação em vigor. O endereço dos modelos: clique aqui . Trata-se do documento nº 01 (Aquisição de Bens) e do documento nº 02 (Contratação de Serviços sem mão de obra exclusiva).
2.2.1.3 Pesquisa de preços
O procedimento faz parte do termo de referência conforme disposto no Inciso IX, Art. 8º da IN CGNOR/ME nº 81/2022.
2.2.1.3.1 A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar a pesquisa de preços conforme IN SEGES nº 65/2021, seguindo as recomendações disponíveis no Tutorial para Realização de Pesquisa de Preços.
2.2.1.3.2 Caso o requisitante não consiga realizar a pesquisa de preços conforme tais orientações, poderá solicitar ajuda dos servidores da Coordenadoria de Licitações e Compras, ou outro designado pela Administração para prestar o devido suporte.
2.2.1.3.3 Após a realização da pesquisa de preços, é necessário a elaboração do Mapa de Preço em forma de tabela, em que se apresenta os itens, quantitativos e valores dos orçamentos recebidos e obtidos de acordo com cada fonte e parâmetro, conforme modelos disponíveis no link:clique aqui ,documentos 5 e 6.
2.2.1.4 Mapa de Riscos da Contratação
Documento necessário apenas para contratações de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra ou de grande complexidade (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022).
2.2.1.4.1 O documento deve ser preenchido no Sistema de Compras, no link: www.gov.br/compras , seguindo os passos:
a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “Gestão de Riscos” e preencher os campus conforme a demanda da compra.
2.2.1.5 Instrumento de Medição de Resultado – IMR
Documento necessário para contratações de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra ou de grande complexidade (IN SG/MPDG nº 05/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022).
2.2.1.5.1 Elaborar um instrumento que defina os níveis esperados de qualidade e as respectivas adequações de pagamento, conforme modelo no Anexo V-B da IN MPDG 05/2017 disponível no link: clique aqui
2.2.1.6 Planilha de Custos e Formação de Preços
Documento obrigatório para contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra (SEGES/MP nº 5/2017, ratificada pela IN SEGES/ME nº 98/2022).
2.2.1.6.1 Elaborar modelo de planilha de custos e formação de preços a ser disponibilizado como anexo do Edital, nos termos do subitem 2.9, “b” do Anexo V da IN SEGES/MP nº 5/2017 disponível no link: clique aqui
2.2.1.7Documentos de encaminhamento do processo
2.2.1.7.1O presidente da Equipe de Planejamento da contratação, concluído a produção, juntada e assinatura dos artefatos produzidos, conforme orientado acima, deverá despachar o processo, utilizando-se preferencialmente os modelos disponibilizados pela Administração, tendo em vista que neles constam informações extremamente importantes e que servem de lembrete para que se justificar exceções e dar orientações que não constam nos demais artefatos produzidos, inclusive as justificativas exigidas em leis e nas normativas internas.
2.2.1.7.2 Os modelos de despachos podem ser acessados no link. Para esse caso, trata-se do documento nº 03.
2.2.1.7.3 Nesse documento consta modelo para despacho para cada tipo de compra/contratação. Verifique qual das opções se enquadra com a demanda. Se tiver dúvidas, só entrar em contato com a CLC para orientação.
2.2.1.7.4 Após instruído o processo, deverá tramitá-lodiretamente a Diretoria de Administração e Planejamento para os demais procedimentos legais.
3. PREVISÃO LEGAL
3.1 Inciso XXI, do art. 37 da CF/88;
3.2 Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos);
3.3 IN SEGES/ME nº 58/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Estudo Técnico Preliminar);
3.4 IN SEGES/ME nº 81/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Termo de Referência);
3.5 IN SEGES/ME nº 65/2021 (Dispõe sobre os procedimentos de pesquisa de preço);
3.6 IN SG/MPDG nº 05/2017 (Dispõe sobre os procedimentos de contratação de serviços continuados com dedicação exclusiva);
3.7 IN SEGES/ME nº 98/2022 (Recepciona a IN SG/MPDG nº 05/2017 para aplicação às contratações realizadas sob a égide da Lei 14.133/2021);
3.8 IN SDG/ME nº 94/2022 (Dispõe sobre os procedimentos de compra para Soluções de Tecnologia da Informação – TIC);
3.9 IN SEGES/ME nº 73/2022 (Dispõe sobre a licitação pelo critério de julgamento menor preço ou maior desconto, na forma eletrônica, para contratação de bens, serviços e obras);
3.10 PORTARIA INTERNA DG/NV Nº 29, DE 19 DE JANEIRO DE 2022 (Dispõe sobre os procedimentos administrativos gerais relativos a fase de planejamento, seleção de fornecedor, fiscalização e gestão decontratos sob a administração do Ifes Campus Nova Venécia. A portaria pode ser acessada no site:novavenecia.ifes.edu.br.
Contatos
Coordenadoria de Licitações e Compras
(27) 4042-4513 – e-mail: compras.nv@ifes.edu.br
Andressa Salvador Castellan
Versão Março/2024
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