Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação (Intenção de Registro de Preços – IRP)

• Imprimir

GUIA DEMANDA DE COMPRAS

Guia para Instrução de Processos de Compra/Contratação

(Intenção de Registro de Preços – IRP)

1. ORIENTAÇÕES GERAIS

1.1 Essa forma de contratação conhecida como INTENÇÃO DE REGISTRO DE PREÇOS (IRP), diz respeito às situações em que o objeto que se pretende contratar, está em fase de contratação e sendo gerenciado por outro órgão público federal.

1.2 No Ifes Campus Nova Venécia as Intenções de Registro de Preço são comunicadas (via e-mail) pela Coordenadoria de Licitação e Compras às diretorias de área e coordenadorias interessadas, que ao tomar conhecimento das IRP’s e caso tenham interesse em participar, deverão, mediante observação dos procedimentos abaixo, manifestar interesse em também participar da licitação em andamento, na condição conhecida como ÓRGÃO PARTICIPANTE.

1.3 Caso a contratação enquadrar-se como Bem ou Serviço de Tecnologia da Informação é necessário observar e aplicar as disposições da IN SDG/ME Nº 94/2022 que regulamenta as tais contratações.

1.3.1 Além disso, a contratação precisa estar em consonância com o PDTIC do órgão, elaborado conforme Portaria SGD/ME nº 778 de 2019; estar alinhada à Estratégia de Governo Digital, instituída pelo Decreto nº 10.332/2020, conforme política implantada pela Reitoria do Instituto; e integrada à Plataforma gov.br, nos termos do Decreto nº 8.936/2016, e suas atualizações (no caso de oferta digital de serviços públicos de desenvolvimento de software)(Art. 6º da IN SDG/ME 94/2022). E caso haja previsão de reajuste de preços por aplicação de índice de correção monetária é obrigatória a adoção do Índice de Custos de Tecnologia da Informação - ICTI, mantido pela Fundação Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA (art. 24 da IN SDG/ME 94/2022).

1.3.2 Visto que para esses casos será preciso elaborar artefatos adicionais nessa fase inicial de abertura do processo, é NECESSÁRIO seguir os passos do item 2.1 em sua totalidade descritos no Guia para instruir um processo de compras através de Licitação.

1.3.3 Após o encaminhamento/tramitação do processo, na forma orientada, a gestão solicitará emissão de portaria para compor a Equipe de Planejamento da Contratação (EPC) e restituirá os autos para o presidente da EPC. Opresidente da equipe deverá juntamente com os demais, coordenar a produção e juntada dos outros artefatos e informações necessários ao processamento do pedido, conforme as orientações deste guia a partir do item 2.1.3.2 elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digitalem diante.

1.4Para elaborar artefatos contidos nessa etapa processual será necessário ter acesso ao sistema de Compras do Governo Federal www.gov.br/compras. Portanto, caso ainda não tenha permissão para acessar tal sistema, solicite o acesso com os perfis necessários, conforme o tutorial Solicitação de Acesso ao Sistema de Compras.

2. ORIENTAÇÕES ESPECÍFICAS

2.1 Tendo o setor requisitante (coordenadoria ou diretoria de área) observado as orientações gerais e verificado que as condições preliminares para se realizar atendimento de demanda do setor por meio da adesão a INTENÇÃO DE REGISTRO DE PREÇO (IRP); de acordo com o planejamento de compras inserido no Plano de Contratações Anuais (PCA) do ano corrente, deverá:

2.1.1 Realizar o levantamento dos itens e quantitativos de interesse e comunicar-se com os demais interessados (coordenadorias/diretorias) para fins de agrupamento da demanda e abertura de único processo, caso mais de uma coordenadoria/diretoria tenha interesse no objeto.

2.1.2 Abrir processo de compra/contratação, seguindo os passos:

a) Selecionar a opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”

b) Descrever o objeto e o número da identificação da IRP, no campo “assunto detalhado”;

c.1) Sugestão de texto: Adesão a IRP nº xx/20xx do Campus xx (UASG xxxx), referente a [descrever o objeto];

d) Selecionar, no campo “Natureza do processo”, a opção ostensivo;

e) Identificar, no campo “Interessado” o setor de lotação do servidor demandante.

2.1.3 Produzir e/ou anexar ao processo:

2.1.3.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Documento obrigatório. Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

2.1.3.1.1 Caso tenha sido produzido o DFD, ele deve ser retirado do Sistema de Compras (se não tiver o DFD em seus arquivos), no link www.gov.br/compras, seguindo os passos:

a) Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

b) Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

c) Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado; ou

c.1) Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

d) Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” e clicar no ícone “Visualizar DFD”;

e) No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

2.1.3.1.2 Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

a) Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, clicando na opção “+ Criar” preenchendo as informações solicitadas e concluindo com o envio do DFD para aprovação.

b) Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções das letras “d” e “e” do item 2.1.3.1.1 anteriormente detalhadas.

2.1.3.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022.

2.1.3.2.1 O documento deve ser Preenchido no Sistema de Compras no link: www.gov.br/compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022, seguindo os passos:

a) Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”;

b) O ETP a ser elaborado pelo setor demandante pode tomar como base o ETP do órgão gerenciador, o qual pode ser copiado selecionando a guia “ETPs de outras UASGs” e digitar em seguida o código da UASG gerenciadora da licitação. Assim, poderá clicar “Ações” o ícone “Criar novo artefato a partir desse”. Após copiado, deve-se fazer as devidas alterações visando adequar o ETP à realidade da área demandante da participação;

b.1) O campus Nova Venécia criou um modelo de ETP no sistema www.gov.br/compras . Caso queira usá-lo como referência, basta clicar na Aba “ETP” depois em “ETP's da minha UASG” e procurar o “ETP nº 03/2024”. Ele está como Rascunho para ser preenchido conforme às necessidades de demanda do nosso campus. Basta seguir o mesmo passo acima para “criar novo artefato a partir desse”.

b.2) O campus Nova Venécia também disponibiliza o mesmo modelo no formato “word” aos que preferirem trabalhar com esse formato, no entanto, tão logo tenham finalizado o texto do documento, esta versão final deverá ser transferida/transportada para a plataforma do sistema ETP Digital para atendimento da legislação em vigor. O endereço do modelo: clique aqui . Trata-se do documento 07.

c) É necessário que todos os responsáveis pela compra (geralmente a Equipe de Planejamento da Contratação) assine o documento. Portanto, recomenda-se gerar o documento no sistema, imprimir em PDF, incluir no SIPAC e solicitar a assinatura dos responsáveis pela elaboração.

2.1.3.3 Formulário de Requisição de Participação

2.1.3.3.1 Esse documento refere-se ao formulário que conterá os itens e quantitativos necessários, bem como demais informações específicas para nosso campus. Deve-se:

a) Adicionar o documento no processo, carregando o modelo do SIPAC “TERMO DE REFERÊNCIA-REQUISIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO IRP” ou se preferir pode utilizar o mesmo modelo porém disponível no link: clique aqui. Trata-se do documento nº 09.

b) Preencher devidamente o documento conforme as informações, quantidades e características do objeto demandado;

b.1) Deve-se manter a indicação de numeração dos itens conforme termo de referência recebido do órgão gerenciador.

b.2) Observar as assinaturas necessárias exigidas no documento.

2.1.3.4 Termo de Referência do órgão gerenciador

2.1.3.4.1 Anexar no processo o termo de referência original, produzido e enviado pelo órgão gerenciador da compra.

2.1.3.5 Documentos de encaminhamento do processo

2.1.3.5.1 Despacho de encaminhamento do processo, utilizando-se preferencialmente os modelos disponibilizados pela Administração, tendo em vista que neles constam informações extremamente importantes e que servem de lembrete para que o setor requisitante possa justificar exceções e dar orientações que não constam nos demais artefatos produzidos, inclusive as justificativas exigidas em leis e nas normativas internas.

2.1.3.5.2 Os modelos de despachos podem ser acessados no link: clique aqui.Para esse caso, trata-se do documento nº 03

2.1.3.5.3Nesse documento contem modelo para despacho para cada tipo de compra/contratação. Verifique qual das opções se enquadra com a demanda. Se tiver dúvidas, só entrar em contato com a CLC para orientação.

2.1.3.5.4Após instruído o processo, deverá tramitá-lodiretamente a Diretoria de Administração e Planejamento. Importante lembrar que o processo deve ser autuado com no mínimo, dois dias úteis de antecedência da data limite de manifestação da IRP, para que se tenha tempo hábil necessário para seu processamento. Recomenda-se verificar,se os documentos no SIPAC estão assinados por todos que foram inseridos na lista de assinatura, pois o processo fica pendente e não é enviado ao setor para qual foi movimentado, enquanto todos não assinarem tais documentos.

3. PREVISÃO LEGAL

3.1 Inciso XXI, do art. 37 da CF/88;

3.2 Lei 14.133/2021 (Lei de Licitações e Contratos);

3.3 Decreto Federal nº 11.462/2023 (Regulamento o Sistema de Registro de Preços);

3.4 IN SEGES/ME nº 58/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Estudo Técnico Preliminar);

3.5 IN SEGES/ME nº 81/2022 (Dispõe sobre a elaboração do Termo de Referência);

3.6 PORTARIA INTERNA DG/NV Nº 29, DE 19 DE JANEIRO DE 2022 (Dispõe sobre os procedimentos administrativos gerais relativos a fase de planejamento, seleção de fornecedor, fiscalização e gestão de contratos sob a administração do Ifes Campus Nova Venécia. A portaria pode ser acessada no site: novavenecia.ifes.edu.br .

Contatos

Coordenadoria de Licitações e Compras

(27) 4042-4513 – e-mail: compras.nv@ifes.edu.br

Andressa Salvador Castellan

Versão Março/2024